Verdieping binnen de Facilitaire Coalitie: Next Level FM Sprints

CSU is inmiddels al 3 jaar Founding Partner van het platform Next Level FM. Deze deelname van CSU maakt het mogelijk om de ‘doen’-mentaliteit van CSU aan te vullen met het Next Level FM gedachtegoed (theorie, tools en middelen). Waar de focus de eerste 2 jaar voornamelijk lag op het vormgeven van de visie en aanpak van Next Level FM, is het nu tijd deze theorie in de praktijk te brengen. Om deze reden doorloopt Team Transities gedurende 2020 en 2021 het traject van de Next Level FM Sprints.

Ondanks het belang van facilitair management als werkveld, was tot een aantal jaar geleden geen gestructureerd antwoord op een aantal complexe vraagstukken. André Salomonson van Next Level FM: “Dit zorgde ervoor dat er in de branche veel normatieve waarden en begrippen waren, bijvoorbeeld op het gebied van samenwerking. De wijze waarop je samenwerking binnen het facilitaire domein moet organiseren ontbrak. Vanuit Next Level FM geven we hier samen met de wetenschap antwoorden op en ontwikkelen we een instrumentarium. In de Next Level FM Sprints zijn we hiermee aan de slag gegaan.”

Next Level FM Raamwerk

In de Next Level FM Sprints wordt de Next Level visie toegepast op een onderwerp/domein van het facilitaire werkveld binnen CSU en andere organisaties zoals de BAM, WUR, DNB, Gemeente Capelle a/d IJssel en het Ministerie van Defensie. Zij maken hierbij gebruik van het Next Level FM Raamwerk, dat hen helpt om binnen het geselecteerde domein, een eigen Next Level werksysteem te ontwerpen, in te richten en te besturen. Het raamwerk bestaat uit de 7 elementen (betekenis, beleid, ontwerpen, implementeren, exploiteren, leren & verbeteren en samenwerken) die nodig zijn om het facilitaire domein goed te organiseren. Het doorlopen van deze 7 sprints, geeft deze organisaties een antwoord op wat een waardevolle werkomgeving is en hoe zij deze het beste kunnen organiseren.

Zoeken naar nieuwe werkwijze

Bianca van Veldhuizen, Manager Transities: “In het geval van CSU leggen we het raamwerk met de 7 sprints langs ons samenwerkingsmodel Facilitaire Coalitie. We kijken daarbij zowel in onze eigen organisatie als binnen de klantorganisaties waar we de Facilitaire Coalitie inzetten. De inzichten daaruit delen we met de andere deelnemende organisaties, die ieder hun eigen sprints doorlopen. Het delen van ervaringen met elkaar is daarbij echter niet voldoende, iedere sprint heeft als doel om de (nieuwe) werkwijze voor de betreffende context te beschrijven. Deze zaken leggen we vervolgens vast in onze aanpak.”

Waardevolle inzichten

De Next Level FM Sprints brengt team Transities al direct veel waardevolle inzichten. Waar het traject in de eerste sprint (beleid) abstract begon, wordt de toepassing voor CSU per sprint concreter. Bianca: “Zo hebben we voor ons domein verschillende tools en methodes toegepast, zoals de catwoe, stakeholdersmapping, het 4D-model en een nieuwe aanpak om te kunnen evalueren en verbeteren. Het mooie is dat we dit model al direct de dag erna in de praktijk konden implementeren. Next Level heeft ons veel leerstof aangereikt vanuit de 7 sprints. We hebben dit langs de Facilitaire Coalitie-aanpak gelegd en de elementen eruit gepakt om verder te verbeteren.”

Betekenis van de klant doorgronden

Het doorlopen van de sprints zorgt ervoor dat het team Transities op een andere manier naar de klantorganisaties van de Facilitaire Coalitie gaat kijken. André: “Iedere klantorganisatie heeft een essentieel bestaan. Daar moet je op proberen aan te sluiten. Door de betekenis van de organisatie te doorgronden, creëer je waarde. Het is belangrijk dat de klant vervolgens die waarde erkent. Waarde gaat op deze manier niet over een schoon gebouw, maar over meer abstractere thema’s zoals inclusiviteit en het maken van verbinding.” Een mooi voorbeeld hiervan is het schoonmaakteam bij de Haagse Hogeschool dat een goede afspiegeling vormt van de maatschappij. We geven hiermee betekenis aan thema’s als wereldburgerschap en het internationale karakter van de school.

Kennis delen met de CSU-organisatie

Nu het einde van het traject nadert maakt Bianca met haar team de balans op. Bianca: ”We hebben als team door de 7 Sprints de tijd genomen om na te denken over het ophalen van de betekenis en de waarde die je voor de klant kunt toevoegen. CSU-ers zijn vaak doeners, we gaan direct van start. Nu hebben we bewust even een stapje terug gezet. Daarnaast heeft het traject ons veel praktische tools geboden. Zo maken we vanaf nu standaard bij iedere Coalitie een ‘Stakeholdersintent’, met daarin alle belangrijke contactpersonen vanuit de opdrachtgever. En we hebben de juiste handvatten gekregen om een goed interview te houden met de klant. Nuttige tools, die we graag met onze collega’s delen, bijvoorbeeld via een workshop. We kijken ernaar uit onze Next Level FM-kennis verder in de organisatie van CSU te brengen!”

Het volgende level: Sociale Innovatie in FM

“We blikken terug op drie mooie jaren waarin we Next Level FM vormgaven en waarin we interessante en zinvolle inzichten opdeden. In dit traject stond een betekenisvolle FM organisatie centraal, een FM organisatie die door waarden wordt gedreven. Want alleen zó kun je ook daadwerkelijk waarde creëren voor de werkomgeving; voor mens, organisatie en de maatschappij” sluit Bianca af.
Wundershift gaat het ontwikkelde programma breder aanbieden in de vorm van trainingen, coaching en begeleiding aan organisaties en individuen. Next Level FM maakt zich op voor het volgende level, 2.0. In dit level gaan we ons – met de Founding Partners én in samenwerking met FMN- door middel van fieldlabs richten op de Sociale Innovatie in FM. De start is in medio oktober dit jaar. Wij houden je op de hoogte, mis het niet!