De Facilitair Verbinder in coronatijd

Eén van die onafhankelijke aanjagers is onze collega Simone van Gent. Wij vroegen haar hoe haar rol als Facilitair Verbinder er nu, tijdens de coronacrisis, uitziet. Er is immers veel veranderd. Mensen werken thuis, kantoren staan (grotendeels) leeg. Simone: “De facilitaire teams zitten niet stil. Integendeel! We zijn druk doende met het goed faciliteren van mensen thuis. We zorgen dat informatie digitaal beschikbaar is, dat men ook thuis de juiste spullen heeft om mee te werken en dat we de verbinding behouden met medewerkers behouden door de inzet van bijvoorbeeld leuke nieuwsbrieven.”

De invloed van 2020 op de toekomst

Alles wat dit jaar gebeurde, is van invloed op onze toekomstige werkomgeving. De verwachting is dat het ruimtegebruik in (kantoor)gebouwen zal afnemen als gevolg van de nieuwe kijk op thuiswerken en de 1,5 meter samenleving. Kantooromgevingen worden veel meer ontmoetingsplekken, medewerkers worden gasten. Verbinding met elkaar, beleving en hospitality blijven hot items: want ook op afstand moet men dit voelen. De Facilitaire Coalities zijn nu al druk bezig met het hierop afstemmen van de facilitaire dienstverlening én het kantoorpand klaarmaken voor de toekomst.

Zoeken naar oplossingen: “Corona maakt ons creatiever”

Simone: “Ik ben Facilitair Verbinder bij klanten in de zakelijke dienstverlening en sinds kort starten we ook op bij een hogeschool in het Westen van ons land. Corona heeft mijn functie zeker veranderd, sterker nog: belangrijker gemaakt. Facilitair dienstverleners zijn nog wel aan het werk in kantoorgebouwen waar ik verbinder ben, maar aanzienlijk minder door de afname van het aantal medewerkers in het pand. We hebben niet minder werk, wel is ons werk anders. We bereiden ons goed voor op de (gedeeltelijke) terugkeer van medewerkers naar kantoor. Als het zover is, willen wij -als facilitaire partners- hen de nieuwe werkelijkheid presenteren. Een warm welkom bij binnenkomst. Bijvoorbeeld met een hologram die een eerste gezellige groet brengt en belangrijke informatie geeft; contactloos, maar toch heel persoonlijk.”

“Daarnaast heeft het slim inzetten van dienstverlening nóg meer dan normaal onze aandacht”, vervolgt Simone. “Bijvoorbeeld slimme inkoop van eten en drinken voor kleinere of wisselende populatie. Samen komen we tot nieuwe ideeën, zoals een app om op afstand broodjes te bestellen. Slim omgaan met beschikbare data is ook een mooi actueel voorbeeld. Bij mijn klanten wordt data verzameld middels sensoren, denk aan bezetting en gebruik, en middels bezoekerssystemen. Deze data wordt gebundeld en hierop stemmen wij als facilitaire partners onze dienstverlening af. Bijvoorbeeld de catering, maar ook de schoonmaak met behulp van de app BE Clean.

Ook denken we na over de verschuiving in de manier van werken. Ontmoeten wordt straks waarschijnlijk de belangrijkste functie van gebouwen, terwijl het aantal werkplekken juist afneemt omdat mensen meer thuis blijven werken. We kijken dus kritisch naar de schoonmaak en de inrichting van vergaderzalen die belangrijker worden, en werkplekken die minder belangrijker worden. Maar ook essentieel: wat kunnen we met onze facilitaire dienstverlening bij mensen thuis betekenen? We verliezen namelijk de aandacht voor de mensen thuis niet uit het oog. Met de nieuwsbrief bijvoorbeeld proberen we samen met de klant en de andere facilitaire partners toch in verbinding te blijven met iedereen thuis. Zo vergeten wij hen niet en zij ons niet.”

Voorsorteren op de toekomst

“Lettend op de veranderingen, verwachten we dat de inzet van facilitaire dienstverlening belangrijker gaat worden door een verschuiving in de inzet van het gebouw en de behoefte van medewerkers”, vervolgt Simone. “Een hoge mate van hospitality wordt nog belangrijker, het belang van optimale samenwerking tussen partners wordt nog groter, net zoals het werken met facilitaire systemen (FMIS) en meer allround inzet van facilitaire medewerkers. Vanuit de Facilitaire Coalitie bereiden we ons hierop voor door medewerkers te trainen, we willen natuurlijk dat ze mee kunnen in deze grote transitie. Die trainingen zijn we nu aan het ontwikkelen. Als Facilitair Verbinder ga ik de medewerkers hierin begeleiden en coachen. Door over dit soort zaken als facilitair dienstverleners samen na te denken en door acties uit te zetten, nemen we onrust bij de klant weg. Wat ook fijn is voor de klant: hij krijgt één plan van ons allemaal in plaats van vele plannen en vele meetings.”

Krachtige samenwerking vanuit vertrouwen

“Wat ik mooi vind” zegt Simone, “is dat de kracht van de Facilitaire Coalitie sterk naar voren kwam tijdens deze crisis. Zo wisselden facilitaire partners onderling medewerkers uit. Daar waar mensen hun baan dreigden kwijt te raken, werden ze overgenomen door een partner die wél vacatures open had staan. Fantastisch om te zien. Ook gingen we samen aan de slag met het aanstippen van awareness points binnen gebouwen. Dit zijn belangrijke contactpunten in een gebouw die met het oog op besmetting en hygiëne extra aandacht verdienen, bijvoorbeeld sanitaire ruimtes, koffieruimtes en werkplekken. Hieruit kwam uiteindelijk een mooi eindproduct voort: de Uit-Kijk Gids. Een gids met handige tips en positieve communicatiemiddelen voor een veilige en hygiënische (werk)omgeving. Hieraan werkten alle facilitaire dienstverleners mee, zeer compleet dus en echt een fijne leidraad voor klanten uit alle branches.”

Lees meer over de Facilitaire Coalitie.