CSU en Heijmans: “Alle diensten in een pand hebben verbinding met elkaar”

Beyond Eyes, van bedrijven CSU en Heijmans, is uitgegroeid van schoonmaken op basis van sensoren tot een digitale facilitator van coalitiesamenwerkingen. Uiteindelijk dienen alle diensten in een pand immers hetzelfde doel: zorgen voor een optimale werkomgeving. Die is niet alleen schoon, maar ook goed verlicht, heeft een gezond binnenklimaat, is lekker verwarmd waar het nodig is en geeft real time inzicht in beschikbaarheid van werkplekken. En als het éven kan, het liefst ook nog hartstikke duurzaam en met een gezonde lunch binnen handbereik.

Een schoonmaakbedrijf en een bouwbedrijf; hoe hebben die twee elkaar gevonden?

Ton Fleuren, directeur Business Development bij Heijmans, blikt terug. “Ik heb altijd geleerd dat goede ideeën beginnen met verwondering. Dat geldt ook voor Beyond Eyes, met onze verwondering voor schoonmaak. Elke dag weer zag ik de schoonmaakster bij ons op kantoor ruimtes binnengaan waarvan ik wist dat daar sinds de vorige dag helemaal niemand was geweest. Nadat ze even in de prullenbak had gekeken, kwam ze tot diezelfde conclusie en ging door naar de volgende ruimte. En je raadt het al: die was ook niet gebruikt. Ik zag daar de logica niet van in en deelde dat onbegrip met een vriend.”

Die vriend kende John van Hoof, voorzitter van de Raad van Bestuur van CSU, en wilde de twee wel aan elkaar voorstellen. Fleuren: “Ik snap helemaal niets van schoonmaak, zei ik tijdens onze kennismaking tegen John. Hij vertelde dat die manier van werken historisch zo gegroeid was. En dat hij zich vooral verbaasde over het feit dat de stofzuiger eigenlijk de laatste echte innovatie in de schoonmaakbranche was. Best gek, concludeerden we samen.”

Hét startsein om te onderzoeken hoe dit proces slimmer zou kunnen.

Dé voorloper van Beyond Eyes

Dat leidde uiteindelijk tot de lancering van BeSense (de voorloper van Beyond Eyes) in 2016. “We hadden speciale sensoren ontwikkeld die het aantal bewegingen in een ruimte registreerden. Daarmee kregen we inzicht in het gebruik van een pand en daar kon dan vervolgens de schoonmaak op aangepast worden”, zegt Fleuren. De sensor liet weten of een ruimte wel of niet gebruikt was en op basis daarvan wist de schoonmaakmedewerker of die ruimte wel of niet schoongemaakt diende te worden.

Een paar jaar later

“Maar een paar jaar later realiseerden we ons dat we het bij het verkeerde eind hadden. Niet de technologie, maar de mens moet centraal staan. In andere woorden: we wilden meer vanuit de gebruiker nadenken. En in dit geval is de gebruiker iedereen die een gebouw gebruikt om te werken. Dat kan dus een schoonmaakmedewerker zijn, maar ook de kantoormedewerker, facility manager of vastgoeddirecteur. Iedereen in het gebouw moet zijn of haar werk zo optimaal mogelijk kunnen doen.”

Esmée Ficheroux, lid van de Raad van Bestuur bij CSU, vult aan: “Die eerste periode van samenwerken was pionieren en experimenteren. Een geweldige tijd! Maar de afhankelijkheid van het gebruik van sensoren zat ons in de weg. Dan moet je op enig moment ook durven zeggen; hoe geweldig de technologie ook is, dit moet anders.” Vanuit die gedachte is Beyond Eyes ontstaan. In het kort een verzameling van diensten op één digitaal platform dat ketensamenwerking binnen een pand faciliteert.

“Uiteindelijk draait alles om samenwerken, want niemand kan iets alleen. Wij ook niet”, zegt Ficheroux.

Ketensamenwerking door één applicatie

“Alleen werken, zou je ook niet moeten willen. Traditioneel gezien contracteert men allerlei verschillende leveranciers voor allerlei verschillende diensten. Al die partijen werken binnen hetzelfde pand in hun eigen silo en proberen hun eigen eilandje te optimaliseren. Op die manier wordt het nooit zo optimaal als wanneer al die partijen sámen, vanuit hun eigen dienstverlening, kijken naar wat het beste is voor de klant. Want al die partijen leveren hun diensten voor dezelfde klant en hebben daarmee hetzelfde doel: een tevreden gebruiker.”

“Beyond Eyes is een slim, digitaal platform waarmee je coalities binnen het pand van de opdrachtgever kunt bouwen”, vat Ficheroux samen. Het is dus een manier om de verschillende diensten in een gebouw met elkaar te verbinden.

Fleuren: “Gebruikers zitten niet te wachten op verschillende applicaties voor verschillende diensten. Zij willen één omgeving waarin ze alles kunnen regelen. Van het reserveren van een werkplek of parkeerplaats tot het aanmelden van bezoekers en het boeken van je lunch. Of het doorgeven van gemorste koffie, zodat de schoonmaakmedewerker daar automatisch een melding van krijgt en het direct kan opruimen.”

Koppelen is key

Connectivity is dan ook erg belangrijk. “We kunnen bijna alles aan het platform koppelen. Ook bestaande sensoren die al in het pand aanwezig zijn. Want waarom zou je iets toevoegen wat er al is? Denk aan slimme handdoek- of zeepdispensers, waardoor schoonmaakmedewerkers een seintje krijgen als ze bijgevuld moeten worden. Of sensoren in de koffiemachine of copier, zodat die op tijd schoongemaakt kan worden. Aangezien schoonmaakmedewerkers overal in het pand komen, kunnen ze op deze manier alles op hun route heel handig meepakken”, vertelt Ficheroux.

“Maar we kunnen bijvoorbeeld ook het reserveringssysteem van een bungalowpark aan het platform koppelen. Zodat we weten welke huisjes op welk moment schoon opgeleverd moeten worden voor de gasten en ook automatisch kunnen afmelden als het werk gereed is.”

Tijd voor andere taken

“Vanuit CSU vinden we het belangrijk om het werk voor de schoonmaakcollega’s leuker en lichter te maken”, zegt Ficheroux. “Door slim te werken, hoef je niet meer alle ruimtes in en de prullenbak te checken om te bepalen of je die ruimte wel of niet moet schoonmaken. Je wordt real-time door je tablet gestuurd naar waar je naartoe moet en kunt vervolgens met een smiley aangeven of de ruimte meer of minder bevuild is dan verwacht.”

Ze voegt daaraan toe: “Dat geeft inzichten die een voorspellende waarde kunnen hebben.” Hoe slimmer we werken, hoe meer tijd voor andere taken kan worden gebruikt. Bijvoorbeeld op het gebied van hospitality, zoals het welkom heten van bezoekers en hen de goede kant op te wijzen, of het watergeven van de planten. Dat maakt het werk leuker en meer afwisselend.”

Al met al verzamelen we heel veel data in een pand. En dat kan zorgen voor interessante, nieuwe inzichten. Ficheroux: “Het is handig om te weten wat de bezettingsgraad gister was, maar wat betekent dat dan precies? Wat zegt de bezettingsgraad over het inkopen van de lunch of het tijdig ophalen van afval? Door verschillende data aan elkaar te koppelen en te analyseren, kunnen wij klanten helpen met nieuwe inzichten en daar adviezen over uitbrengen.

Echt alles is verbonden

“De basis is in feite BE Equipped. Dat gaat puur over het meten en analyseren van je pandgebruik. Hoeveel bezoekers heb je wanneer? Zijn daar bepaalde trends in te ontdekken? Welke vergaderruimtes worden het meest gebruikt en wat voor soort werkplekken zijn het meest geliefd? En natuurlijk ook: hoe kun je hier zodanig op sturen dat iedereen altijd beschikt over de werkplek die voor hem of haar het meest geschikt is?”

Daar kun je vervolgens steeds meer zaken aan koppelen. Zoals dus de schoonmaak, maar bijvoorbeeld ook de vitaliteit van het gebouw. Denk aan de temperatuur, het geluidsniveau, fijnstof en het CO2-gehalte. “Ook hierbij gaat het niet alleen om het meten van die niveaus, maar vooral om de interpretatie daarvan”, zegt Fleuren. “Hoe kun je alles zo optimaal mogelijk inrichten, zodat het klimaat altijd aangenaam is? Oók als er opeens veel meer mensen in een bepaalde ruimte zijn, bijvoorbeeld.”

De laatste tak is BE Energized. Dat gaat vooral over het energieverbruik van een pand. 

“Met Beyond Eyes ben je geen leverancier meer, maar echt een partner die ervoor zorgt dat alles optimaal loopt.”

Wil jij met Beyond Eyes aan de slag? Meer informatie vind je op beyondeyes.com

Dit is een artikel afkomstig van Servicemanagement.