CSU Congres 2024 ‘Facility CS’: Laat facility het voortouw nemen om eerder op de eindbestemming aan te komen

Op 12 november 2024 stond facility centraal tijdens het CSU Congres in het Beatrix Theater in Utrecht. In de transitie ‘van werkplek naar clubhuis’ is facility de spil binnen iedere organisatie. De behoefte aan duurzame bedrijfsvoering, gedragen door medewerkers en bezoekers, vraagt om een duidelijk spoor én om facility managers die het voortouw nemen.

Dagvoorzitter Talitha Muuse nam de deelnemers als enthousiaste conducteur mee op reis door de facilitaire wereld. Tijdens deze tocht stopte de trein bij inspiratiesessies en verrassende keynotesprekers, om vervolgens in sneltreinvaart door te stomen naar het hoogtepunt van de dag: de uitreiking van de 7e CSU Innovatie Award.

Diane van Dijk, algemeen directeur CSU: “Laat facility het voortouw nemen om eerder op de eindbestemming aan te komen.”

Facility management speelt een cruciale rol in de transitie naar een toekomstbestendige werk- en verblijfsomgeving. Diane van Dijk stelde dat facility niet alleen zorgt voor een schone werkplek, maar ook voor een gezonde en inspirerende omgeving die het welzijn van medewerkers en bezoekers bevordert. “Technologische innovatie, duurzaamheid, en investeringen in mensen spelen hierin een sleutelrol. Facility moet voorop lopen.”

De zaal stemt: Facility aan kop?
Tijdens het congres konden deelnemers hun stem laten horen via hun smartphone. Michel Loeve van Buzzmaster leidde alles in goede banen. Op de vraag: “Moet facility het voortouw nemen in de transitie naar een levendige werk- en verblijfsomgeving?” reageerde de zaal aanvankelijk verdeeld: 50% stemde voor en 50% tegen. Maar dat veranderde snel. Na de toespraak van Diane van Dijk steeg de steun naar 75% vóór, wat de impact van haar verhaal onderstreepte.

Keynotespreker Aneeshwar Kunchala, een stem voor de toekomst

De negenjarige natuurbeschermer en documentairemaker Aneeshwar Kunchala liet via een video een blijvende indruk achter. Hij kaartte de vervuiling van onze aarde aan: lucht, licht, water, bodem en geluid. Hij gaf sprekende voorbeelden, zoals jonge schildpadden die verdwalen door kunstlicht, dolfijnen die niet kunnen jagen door geluidsvervuiling, en de impact van plastic afval en opwarming op de polen. Zijn oproep was duidelijk: rem de klimaatverandering af door zelf actie te ondernemen. Een moreel appel vanuit de jongste generatie, met een dringende vraag: doe het voor hun toekomst.

Inspiratiesessies

Gasten lieten zich begin middag inspireren bij twee inspiratiesessies waarbij zij werden bijgepraat over ‘The Hospitality Lab’, ‘Op weg naar het levendige kantoor’, ‘Onderwijs College Tour’, ‘Coalitie ING een unieke samenwerking’, ‘Duurzame zorg voor mens en milieu’ en ‘Maak facilitair medewerkers tot ambassadeur’.

• Coalitie ING een unieke samenwerking 
  Samen sta je sterk. Dat de unieke samenwerking tussen CBRE, Compass Group, CSU, Securitas en Spirit Hospitality Services daar een schoolvoorbeeld van is, lichtten Martijn Visser, Joyce Visser, Noortje Vaes, Annette Sibma, Eric de Fouw, Eelco Rietveld en Diane van Dijk tijdens een inspirerende sessie toe. Met de oprichting van een coalitie zetten zij als facilitaire dienstverleners gezamenlijk de stevige ambities en doelstellingen van opdrachtgever ING voorop. Op verschillende niveaus wordt bepaald hoe impact gemaakt kan worden: van een geleidelijke overgang naar plant-based maaltijden in de kantines tot een zorgvuldige onboarding van het One Team, de facilitaire medewerkers werkzaam op de locaties van ING.  
• Duurzame zorg voor mens en milieu 
  Tijdens deze sessie bespraken deelnemers in een ‘fishbowl’ vier stellingen. Bij de eerste stelling, “in 2030 is 55% CO2-reductie een feit”, werd duidelijk dat deze doelstelling haalbaar lijkt in de economische sector, maar uitdagender is voor de zorg. Reisbewegingen van medewerkers en patiënten dragen flink bij aan de uitstoot. “Houden we met intensief samenwerken buiten de zorg, de zorg betaalbaar?” De tweede stelling benadrukte het belang van partnerschappen. Het bundelen van expertise biedt kansen om kosten te verlagen en processen efficiënter in te richten. Bij de derde stelling, “moet de staat zorgkosten betalen voor zwaar werk”, werd de inconsistentie van overheidsbeleid bekritiseerd. Preventie, zoals fysiotherapie in het basispakket, en technologie om de fysieke belasting te verminderen, werden genoemd als oplossingen om werknemers gezond te houden. Tot slot ging de vierde stelling in op de verantwoordelijkheid voor mantelzorg. Is dit de verantwoordelijkheid van de kinderen? Niet iedereen kan deze verantwoordelijkheid dragen, bijvoorbeeld door afstand, eigen verplichtingen of gebrek aan middelen. Goed werkgeverschap en maatschappelijke ondersteuning werden als essentieel gezien om mantelzorgers te ontlasten en de balans te behouden. 
• Inspiratiesessie Onderwijs College Tour 
  Met onderwijs sprekers: Marjolein Dreef, Lianne Herms, Mark van Vlisteren, Fabio Severijnen, Peter Renkens & Cor Deen. Wat is de betekenis van facilitair binnen het onderwijs? Hoe kan het in leeromgevingen perspectief en sociale zekerheid bieden om duurzaam en gastvrij te zijn? Facilitaire vertegenwoordigers van onderwijsinstellingen, een gedragspsycholoog en een deskundige op het gebied van vastgoedonderhoud, gingen hierover met elkaar én de aanwezige gasten in gesprek. Aan de hand van stellingen werd het onderwerp vanuit verschillende zijden belicht. Gedurende de sessie werd duidelijk dat samenwerking op facilitair vlak onmisbaar is om de hogere doelen binnen de leeromgevingen te behalen. Juist in krappe tijden (denk aan: arbeidskrapte en financiële krapte) kunnen onderwijsinstellingen en haar facilitaire partners elkaar ondersteunen. Maar niet alleen zij spelen hierin een rol; ook de gebouwgebruikers vormen hierin een essentiële speler. Door de grote verschillen binnen de doelgroepen, bestaat er dan ook geen standaard succesvolle aanpak voor alle onderwijssystemen. Cor Deen, hoofd facilitair binnen het Martines College, sluit de sessie af met een succesformule binnen zijn school, namelijk: de inzet van een dagkracht die zichtbaar aanwezig is op drukke plekken binnen de school (toiletten, aula’s en gangen) en naast het verrichten van schoonmaakwerkzaamheden een leuk, laagdrempelig contact met de leerlingen onderhoudt. Een mooi voorbeeld van een duurzame samenwerking op facilitair vlak die bijdraagt aan een prettige, gastvrije leeromgeving en daarmee een mooie afsluiting van deze inspirerende sessie.
• Op weg naar het levendige kantoor
  Is ons kantoor dood? “’t Is maar net hoe we ernaar kijken”, zegt Harold Coenders van Colliers. Samen met onderzoekers van Measuremen is hij voor ons diep in de materie gedoken. En gelukkig maar, want zijn boodschap stelt ons gerust; onze kantoren kunnen weldegelijk levendig zijn. “Zijn er te weinig collega’s op kantoor, of is ons kantoor simpelweg te groot?“ Het is de welhaast filosofische vraag die faciliterend Nederland in de greep houdt. Het is ook de vraag die het onderzoek leidde naar een nieuwe, heldere kijk op benutten én bezetten. Het is in de beleving met name, waar Harold ons de kansen voor een levendig kantoor voorspiegelt. Kijken we naar de 4 belangrijkste drijfveren om naar kantoor te komen – trots/ontmoeten, concentratie, samenwerken en een fijne werkplek, dan zien we dat 3 van deze 4 belevingscriteria rechtstreeks verband houden met het aantal aanwezigen op kantoor. Aan jou en ons de taak dus, om het tenminste in de beleving aangenaam vol te laten zijn.  
  
  Maar wat is ‘aangenaam vol’? Resultaten laten zien dat in levendige kantoren tussen de 50 en 85 procent van de plekken bezet zijn. We doen er dus goed aan, om onze huisvestingscapaciteit niet langer af te stemmen op de piek, maar op de mate waarin we medewerkers hun zogenoemde ‘1e-keus plek’ bieden. Dat is de werkplek die goed scoort op tenminste 3 van de voornoemde drijfveren om naar kantoor te komen. Dan kunnen dus ook gewoon downsizen. Levendigheid behoud je, zolang je die ene fijne plek in – of nabij – de teamzone voor de medewerker beschikbaar houdt. Op de schaarse, écht drukke dagen, kan die medewerker terecht  in een fijne ‘overloop’ zone, of ‘piekruimte’.  Ook beleidsmatig kunnen we het kantoor verlevendigen en sturen op 50-85. Denk aan het verdelen van de teamdagen op kantoor over de week, of het nudgen van managers om voortaan 3 kantoordagen aan te houden. Net wat werkt voor jouw pandgebruikers. Harold heeft ons op inspirerende wijze laten zien dat we met een gereduceerd aantal plekken gerust een stabiel aantal  ‘1e keus plekken’ kunnen faciliteren. En daar draait het om. 
• Maak facilitair medewerkers tot ambassadeur
  Frans Goenee is al 34 jaar werkzaam bij de Efteling, waar hij als Inspiratiemanager de cultuur bewaakt en bijdraagt aan de magische beleving van het park. Zijn aanpak richt zich op het creëren van dierbare herinneringen voor gasten en een glimlach op ieders gezicht, met een belangrijke rol voor medewerkers die met kleine gebaren bijdragen aan een 9+ beleving. Hoveniers en schoonmaakmedewerkers nemen bijvoorbeeld tijdens het maaien en schoonmaken even de tijd om verloren gelopen gasten te helpen of vragen te beantwoorden. Altijd met een glimlach. Frans’ informele, persoonlijke leiderschapsstijl focust op talentontwikkeling en vertrouwen, waarbij medewerkers worden geïnspireerd om buiten hun comfortzone te denken en ook plezier te maken. Daarnaast is het belangrijk om de medewerkers mee te krijgen in het verhaal en te betrekken.
  
  Ook speelt de betrokkenheid van ambassadeurs en superfans een grote rol. Mensen die niet voor het bedrijf werken, maar het bedrijf belichamen en zijn. Kleine attenties maken de ervaring voor hen onvergetelijk. Dat doen ze bij de Efteling met kleine, betekenisvolle gebaren. Zo mogen kinderen die voor openingstijd al op de parking staan de poort openen met een grote sleutel en krijgen ze een pythondiploma na het eerste ritje in de Python. En door hun positieve feedback en berichten op sociale media zetten ze meteen de toon voor anderen en hebben ze invloed op hun beleving.  De gastformule “Laat iets altijd beter achter dan je het gevonden hebt” draagt bij aan het succes, met als resultaat dat de Efteling opnieuw is uitgeroepen tot Het Klantvriendelijkste Bedrijf van Nederland.
• The Hospitality Lab
  Een wetenschappelijk experiment waarin de bezoekers een reis door de tijd maakten naar de wereld van facility en hospitality in 2030. Hierbij namen Hanneke Kézér, Irma Flore & Marlotte de Boer hen mee in 2 scenario’s: Wereldonrust en Wereldvrede. Waar gaan we heen in 2030? En wat heeft ieder scenario tijdens de gehele gastreis voor impact op de manier waarop we over facility en hospitality nadenken en hoe we dit beleven? Met elkaar kwamen we tot de conclusie dat in 2030 kantoor steeds meer een ontmoetingsplek wordt voor verbinding en creativiteit, dat we niet nog meer thuis gaan werken. Een werkplek waar je je goed voelt en waar de faciliteiten meebewegen met de flexibele bezetting. Gaan we dan ook de thuiswerkplek nog meer faciliteren? Bijvoorbeeld met gezonde voeding? Middels AI kregen de bezoekers op basis van hun input te zien hoe de werkomgeving er volgens hen in 2030 uitziet.  

Keynotespreker Arno Folkerts: “Hoe benutten we cultuur als middel voor verandering?”

De middag werd afgesloten met Arno Folkerts. Wie een frisse kijk bood op hoe cultuur kan helpen een nieuwe structuur te omarmen in tijden van verandering. Met een neurowetenschappelijk onderbouwde en humoristische aanpak nam hij de toehoorders mee in onderwerpen zoals verandering, samenwerking, leiderschap en communicatie. Daarbij liet hij zien hoe het menselijk brein zowel kansen als beperkingen biedt binnen organisaties in transitie. Folkerts benadrukte het belang van kwetsbaarheid, commitment, voorbeeldgedrag en authenticiteit om veranderingen succesvol te maken. Zijn energieke verhaal gaf nieuwe inzichten en praktische handvatten om complexe vraagstukken eenvoudiger te maken.

Finale CSU Innovatie Award 2024

En niet te vergeten, ook was het de grote finale van de CSU Innovatie Award 2024. Voor de 7e keer werd de CSU Innovatie Award uitgereikt aan een veelbelovende startup. De winnaar? DialogueTrainer! Met hun AI-gebaseerde tool, waarmee medewerkers communicatieve vaardigheden kunnen oefenen via een virtuele gesprekspartner, zet DialogueTrainer een nieuwe standaard in sociale innovatie. Frank van der Meulen nam de award en een cheque van €10.000 in ontvangst. Van harte gefeliciteerd, DialogueTrainer!